Werten Sie Ihre Microsoft Teams Besprechungen sinnvoll auf

5 Tipps für mehr Abwechslung und Professionalität in online Meetings

Zum Alltag im Home-Office gehören spätestens seit Beginn der Covid-Pandemie regelmäßige Teams-Besprechungen dazu. Damit diese zielgerichtet, abwechslungsreich und professionell ablaufen, haben wir Ihnen 5 einfache Tipps zusammengestellt, damit aus dem virtuellen Kaffeeklatsch schnell ein sinnvolles Meeting mit verwertbaren Ergebnissen wird.

Tipp 1: Nutzen Sie eine Agenda zur Vorbereitung

Nichts ist ineffizienter als eine Besprechung, auf die man sich nicht vorbereiten kann. Dies gilt bei Online-Besprechungen fast noch mehr als bei persönlichen Meetings, da die virtuelle Distanz den Teilnehmer noch schneller dazu verleitet, die Aufmerksamkeit zu verlieren. 

Stellen Sie daher am besten direkt in der Einladung der Teams-Besprechung eine Agenda für die Teilnehmer bereit, sodass diese sich schon vorab Gedanken zu den Tagesthemen machen können und eine zielgerichtete Besprechung möglich ist.

Tipp 2: Nutzen Sie Webcams für eine persönlichere Note

Teams-Besprechungen leiden oft dadurch, dass die persönliche Bindung zwischen den Teilnehmern verloren geht. Mimik und Gestik machen einen Großteil der menschlichen Kommunikation aus. 

Daher kann es sinnvoll sein, die Teilnehmer des Meetings zu bitten, die Webcam zu nutzen – auch wenn viele sich anfangs dagegen sträuben. Etwas amüsanter wird das Ganze noch durch die Nutzung der inzwischen integrierten virtuellen Meeting-Räume, die unter dem „Zusammen-Modus“ laufen. 

Damit kann man sich wieder gegenseitig ins Gesicht schauen, auch wenn die virtuelle Umgebung natürlich nicht ganz an die Besprechung in der echten Welt heranreicht.

Tipp 3: Nutzen Sie Handzeichen und interaktive Inhalte um Teilnehmer aktiver einzubinden

Für mehr virtuelle Mimik und Gestik kann auch die Nutzung interaktiver Inhalte sorgen. Binden Sie zum Beispiel Abstimmungen in Ihre Besprechung mit ein, die direkt durch die passende Teams-Funktion lebendig wird. 

Über Handzeichen können Sie den Teilnehmern zudem die Möglichkeit geben, auf einzelne Situation zu reagieren und damit die Aufmerksamkeit und das Zugehörigkeitsgefühl höher zu halten.

Tipp 4: Nutzen Sie ein Tablet als Zweitgerät für handschriftliches White Boarding

Eine große Aufwertung Ihrer Teams-Besprechung können Sie durch die Einbindung eines Tablets als Zweitgerät erreichen. Das Tablet wirkt hier entsprechend einem White Board, wie wir es aus klassischen Besprechungen kennen und gibt Ihnen die Möglichkeit, interaktiv und handschriftlich mit Ihren Teilnehmern Inhalte zu erarbeiten. 

Hierzu starten Sie auf Ihrem Tablet die Teams-Anwendung und treten der laufenden Besprechung bei. Anstatt die Besprechung von Ihrem primären Gerät (also PC oder Laptop) zu übernehmen, wählen Sie aber aus, dass das Tablet als weiteres Gerät hinzugefügt wird.

Anschließend können Sie z.B. mit der App Microsoft Whiteboard arbeiten und wie gewohnt Ihren Bildschirm teilen – während Sie weiterhin über Ihr Erstgerät Audio und Video nutzen.

Tipp 5: Nutzen Sie Aufzeichnungen als einfache Protokollierung für Abwesende

Die Protokollierung einer Besprechung ist eine müßige und undankbare Aufgabe, die kaum jemand übernehmen möchte. Damit Sie Personen, die nicht teilnehmen können, dennoch alle Inhalte bereitstellen können, nutzen Sie am besten die integrierte Aufnahmefunktion in Ihren Teams-Besprechungen. 

Die Aufzeichnung erfolgt automatisch in Microsoft Stream und erstellt sogar die passenden Untertitel gleich mit. Zudem integriert Microsoft aktuell die Funktion, die Protokollaufzeichnung nach einer einstellbaren Dauer automatisch zu löschen – und damit effektiv unnötige Datenmengen zu vermeiden.

 

Mit diesem fünf Tipps werten Sie Ihre Teams-Besprechungen schnell und einfach auf.
Sollten Sie noch Fragen zur Nutzung oder Einführung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen haben, wenden Sie sich gerne an uns.

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