Microsoft Teams vor Daten-Wildwuchs schützen

Mit Teams bietet Microsoft eine großartige zentrale Plattform fürs Unternehmen – aber wie kann man diese sauber und übersichtlich halten?

Um in Microsoft Teams eine einheitliche Struktur vorzugeben und die Übersichtlichkeit der Plattform bestmöglich zu erhalten, sollten die grundlegenden Funktionen und Struktur-Ebenen verstanden und für das Unternehmen in einer sinnvollen Art und Weise aufgebaut werden. ​ 

Die Anzahl der genutzten Teams, Kanäle und Registerkarten sollte dabei dem tatsächlichen Bedarf angepasst werden und nicht ausufern. Es kann sinnvoll sein, die obersten Ebenen von Teams und Kanälen nur durch oder in Zusammenarbeit mit der IT-Administration vorgeben zu lassen und nicht durch jeden Mitarbeiter selbst anlegen zu lassen. ​ 

Zum besseren Verständnis haben wir Ihnen in unserem Blog einen Beitrag zur Erklärung inkl. Beispielaufbau erstellt. 

Die Funktionsleiste

In der Funktionsleiste finden Sie Anrufe, Chats, Dateien, Kalender und Apps. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Apps in der Funktionsleiste fixieren oder lösen. 

Die einzelnen Begriffe in der Funktionsleiste verweisen auf Inhalte der Apps. Sie können sich z.B. Ihre alle zuletzt aufgerufenen Dateien auf einen Blick anzeigen lassen unter der Funktion „Dateien“. 

Über die Funktion „Aktivität“ wird Ihnen mitgeteilt, wenn Sie in einem Beitrag erwähnt wurden oder ein Kommentar für Sie hinterlassen wurde 

Auch weitere Funktionen wie Chat, Kalender, Anrufe, Genehmigungsanforderungen, usw. sind einfach verständlich und direkt zugänglich. 

Die sinnvolle Nutzung dieser Apps ermöglicht damit schnell ein effizienteres Arbeiten. 

Die Suchleiste

Mit der Suchleiste ermöglicht uns Teams jede Information wieder zu findenDie Suche umfasst alle in Teams integrierten Funktionen, egal ob sie sich in einer Nachricht verbirgt oder als Inhalt eines abgelegten Dokuments. 

Teams

Betrachten Sie die namensgebenden Teams z.B. wie Abteilungen oder Projektgruppen. Sie können über die Teams die Organisation und Arbeitsweise Ihres Unternehmens grundlegend beeinflussen. 

Diese grundlegende Struktur sollte deshalb mit Bedacht gewählt werden. 

Ein wichtiger Faktor neben Ihrer Arbeitsweise sind auch die Grenzwerte für die Anzahl der nutzbaren Teams, Kanäle, usw. Teams kennt 3 Benutzerstufen – Besitzer, die alles verändern dürfen; Mitglieder, welches Mitarbeiter Ihrer eigenen Organisation darstellt, die im Team mitarbeiten und Gäste – externe Kontakte, die Sie zur Mitarbeit in Ihren Teams einladen können. 

Ein Team fasst immer mehrere Kanäle unter sich zusammen, stellt also quasi die Organisationseinheit für einen bestimmten Arbeitsbereich dar. 

Kanäle

Eine Abteilung hat verschiedene Aufgabenbereiche und verschiedene Einzelne themen-, fach-, oder projektbezogene Bereiche. Für diese Arbeitsbereichen können Sie unter ihren Teams strukturiert eigene Kanäle erstellen. Um Kanäle für andere Nutzer sichtbar zu machen, müssen Sie die Kanäle für das gesamte Team öffentlich erstellen oder auf Wunsch als „privat“ (Schloss-Symbol) für einzelne Team-Mitglieder freigeben.  Mit der Hilfe von einzelnen Registerkarten werden in den Kanälen dann Funktionen wie Aufgabenplanung, Dateiablage, Wissensdatenbanken, etc. zu den Bereichen hinzugefügt. 

Registerkarten

Die kleinste Struktur in Microsoft Teams wird durch Registerkarten abgebildet. Diese einzelnen Reiter innerhalb von Kanälen verfügen über verschiedene Funktionen zum jeweiligen Thema. 

Z.B. Unterhaltungen, Dateien, Wissensdatenbanken, Aufgabenlisten, Whiteboards, Videos können hier eingepflegt werden. 

Alle Mitglieder des Kanals haben automatisch auf alle Reiter Zugriff und können in diesen zusammenarbeiten – Berechtigungen können auf dieser Stufe nicht mehr individuell zugewiesen werden, sondern maximal noch auf Datei-Ebene gesetzt werden. 

Beispielaufbau um eine Wissensdatenbank über das gesamte Unternehmen bereit zu stellen

Team: Knowledgebase – Alle Informationen, die zur Wissensvermittlung für interne Mitarbeiter benötigt werden, werden zentral gesammelt. 

Kanal (privat): Tech / Accounting / …  – Pro Abteilung werden die benötigten Inhalte getrennt gesammelt und nur für Mitglieder der Abteilung freigegeben, um Informationsüberfluss vorzubeugen. 

Registerkarte: Wiki-XYZ – In den Kanälen gibt es pro Fachbereich der Abteilung eigene Wikis für eine übersichtlichere Darstellung der Anweisungen. 

Nachdem Sie Ihre grundlegende Struktur abgebildet haben, können Sie als Teambesitzer noch die Moderation einrichten, mit der definierte Benutzer neue Beiträge im Kanal starten und steuern können.

Für Hilfe in der Strukturierung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

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