Microsoft Teams mit externen Kontakten nutzen

Erweitern Sie Ihren Einsatz der Teams-Plattform auch auf Kontakte außerhalb der Firma

Sicher haben Sie als Nutzer von Microsoft Teams schon von der zentralen Kommunikation mit Teammitgliedern und Kollegen profitiert. Teams kann darüber hinaus aber auch die Zusamenarbeit mit externen Partnern, Kunden und Lieferanten stark vereinfachen.

Bevor Sie aber loslegen Tür und Tor für fremde Zugriffe zu öffnen, sollten Sie sich über die Möglichkeiten und Risiken bewusst werden und ein sauberes Konzept aufstellen.

Mit der einfach Freigabe von Inhalten an externe verlockt Microsoft Teams dazu, sehr schnell ungeplante Zugriffe zu ermöglichen. Machen Sie sich vorab aber auf jeden Fall Gedanken, wie die Struktur aussehen soll und welche Funktionen wirklich benötigt und gewünscht sind. Allzu schnell holen Sie sich sonst neben der einfachen Nutzung auch direkt ein Sicherheitsrisiko mit ins Haus.

 

Grundlegende Gedanken
Die Freigabe von Inhalten an externe Partner steht immer in Abwägung der entsprechenden Informations-Sensitivität und möglicher Manipulation oder Datenabwanderung. Administratoren können einschränken, wer überhaupt externe Partner zur Zusammenarbeit einladen kann und wie der Prozess dafür auszusehen hat. Zudem sollte für die Zusammenarbeit immer ein eigenes Team gewählt werden, sodass externe Kontakte tatsächlich nur die Daten zugreifen können, die explizit für sie freigegeben werden. Die Nutzung von privaten Teams und privaten Kanälen kann hier helfen, die Struktur sicher aufzubauen.

 

Was teilt man wie?
Microsoft Teams bietet Ihnen gleich mehrere Möglichkeiten, wie Sie mit Ihren externen Partnern zusammenarbeiten können. Die einfachste Methode stellt die direkte Bereitstellung einer Datei mittels Link dar, diese ist auf Dauer bei intensiver Zusammenarbeit aber nicht effizient. Wählen Sie das teilen per Link daher am besten nur für einmaligen oder sporadischen Austausch einzelner Dateien mit Ihren Kontakten und achten Sie dabei darauf, dass Sie die Freigabe über Passwörter und Link-Ablaufzeiten schützen können.

 
Ebenso ist die Unterhaltung über die „Chat“ Funktion zwar schnell und einfach zu beginnen, auf Dauer aber ziemlich schwierig nachzuvollziehen. Wir empfehlen daher den Chat nur für den persönlichen Austausch und nicht für fachgebundene Diskussionen wie Projekt-Stati.

 
Stattdessen können Sie für eine dauerhafte Zusammenarbeit die Partner direkt zu Ihren Teams hinzufügen und somit nicht nur Dateien gemeinsam bearbeiten, sondern auch alle anderen Inhalte zum entsprechenden Ablauf – zum Beispiel die Aufgabenverwaltung – gemeinsam verwenden und damit für eine Beschleunigung der Prozesse und Intensivierung der Zusammenarbeit sorgen.

 
Die Kommunikation zum Thema kann dann auch zentral über die Beitragsseite des jeweiligen Kanals geführt und damit für alle betroffenen dauerhaft festgehalten werden.
Wenn ein entsprechender Prozess abgearbeitet ist, können Sie wichtige Dateien z.B. in Ihr internes Archiv archivieren oder den Kanal einfach löschen, um die Übersicht der offenen Aufgaben zu bewahren.

 

Achtung
Das Microsoft 365 Ökosystem hat sich als sehr schnellebig erwiesen und auch Teams birgt ständig veränderte und neu verfügbare Funktionen.
So hat Microsoft in der Vergangenheit zum Beispiel das „Teilen mit Gästen“ grundsätzlich aktiv eingeführt, ohne den Kunden vorab zur Aktivierung zu befragen – eine essentielle Entscheidung, die auf jeden Fall aktiv getroffen werden sollte.

 
Sollten Sie sich nicht sicher sein, wie Ihre Umgebung in Bezug auf die Freigabe an externe Kontakte konfiguriert ist oder wie Sie die Funktion sicher einrichten und sinnvoll nutzen, gehen Sie den Prozess bitte mit dem Betreuer Ihrer MS 365 Umgebung durch.

Wir stehen Ihnen natürlich gerne zur Verfügung, um neben dem größtmöglichen Nutzen auch für eine sichere Einrichtung Ihrer Umgebung zu sorgen.

 

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