Home Office – an was Sie denken mĂĽssen

Aktuell wie nie ist für Unternehmen das Home Office. In Zeiten, in denen ein Virus wie Corona die soziale Distanzierung erzwingt, müssen Mitarbeiter produktiv arbeiten können.

Unser Artikel hilft Ihnen dabei an all die Dinge zu denken, die für einen Home Office Arbeitsplatz nötig sind. So stellt sich die Frage nach den richtigen Arbeitsmitteln und Möglichkeiten wie die Kommunikation und der Austausch von Daten organisiert wird.
 
Haben Sie Fragen die unser Artikel noch nicht beantwortet, dann melden Sie sich bei uns. Wir beraten Sie gerne bei allen aktuellen und noch anstehenden Herausforderungen.

 

Die Arbeitsgeräte – Notebook mit einer Docking Station und Bildschirm(e)

Die Ausstattung im Home Office unterscheidet sich nur wenig von dem eines Arbeitsplatzes im Büro. Optimal ist sicher ein Notebook, das platzsparend überall genutzt und aus der Firma mitgenommen werden kann. Eine Dockingstation um externe Geräte einfacher anschließen zu können, wie z.B. einen zusätzlichen externen Bildschirm oder auch gerne mal 2 Bildschirme, sowie eine Tastatur und eine Maus, ist bei längerer Arbeit am Computer sinnvoll.

Welche Peripherie Geräte werden benötigt, um ohne Einschränkung arbeiten zu können?

Diese Frage hängt stark von den Prozessen ab, die bearbeitet werden müssen. In Zeiten des digitalen Wandels sollten die Prozesse sowieso überdacht werden. Ist das Drucken von Dokumenten nötig oder sinnvoll? Das Drucken ist oft unnötig und kann durch digitale Hilfsmittel und Anwendungen ersetzt werden, die eine Bearbeitung oder Prüfung erleichtern.

Müssen Dokumente unterschrieben (mit der Hand) werden, ist entweder eine spezielle Software nötig, die eine Signierung ermöglicht oder es muss ein Drucker, ggf. ein Multifunktionsgerät (Drucken, Scannen), bereitgestellt werden. Stellen Sie sich die Frage, ob es nicht eine Alternative gibt. Scanner gibt es auch für das Smartphone. Wenn der Anwendungsfall nicht zu häufig vorkommt, eine echte Alternative. Alternativ kann auch ein Mitarbeiter der die Stellung im Büro hält diese Aufgabe übernehmen.

Welche Möglichkeiten hat der Anwender zu Hause?

Ganz entscheidend ist natürlich der Platz für das Equipment. Nicht jeder Anwender hat ein Arbeitszimmer und arbeitet vielleicht im Esszimmer, in der Küche oder auf dem Balkon. Hier stellt sich die Frage nach externen Bildschirmen dann nicht oder es bedarf spezieller Geräte, wie z.B. platzsparender USB-Monitore. Welche Geräte genau passen oder benötigt werden, muss im Dialog für eine konstruktive Lösung entschieden werden.

Welche Daten und welche Arbeitsschritte sollen vom Home Office aus bearbeitet werden?

Geklärt werden muss, welche Arbeitsschritte durchgeführt werden sollen. Dafür müssen Anwendungen und Daten bereitgestellt werden. Für die zentrale Bereitstellung im Unternehmen gibt es ausreichend technische Optionen. Von einer Übertragung mit einem USB Stick oder einer externen Festplatte raten wir ab, da es zu doppelter Datenhaltung führt und Daten verloren gehen können.

Es ist also eine Frage wie der Anwender auf seine Anwendungen und Daten zugreifen kann. Dies ist in einer aktuellen IT-Umgebung eigentlich kein Problem. Ein Zugriff auf die Systeme im Unternehmensnetzwerk ĂĽber ein Fernwartungstool oder z.B. einen MICROSOFT Terminalserver – eine Funktion die Windows Server zur VerfĂĽgung stellen – ermöglicht einen schlanken Zugriff auf die Umgebung im BĂĽro. FĂĽr den Zugriff sollten VPN Verbindungen eingerichtet werden, damit die Verbindung und die ĂĽbertragenen Informationen nicht in falsche Hände geraten.

Der Home Office Arbeitsplatz und die Firma benötigen, sofern Dienste zentral bereitgestellt werden, eine gute Anbindung an das Internet. Je nachdem wie viele Mitarbeiter im Home Office sitzen und wie intensiv die IT-Systeme genutzt werden, kann es bei schlechten Bandbreiten sehr zäh werden. Cloud Anwendungen haben in der Regel keine Probleme bei der Anbindung Ihrer Home Office Benutzer.

Welche Kommunikationsmöglichkeiten sind für das effiziente Arbeiten im Home Office notwendig?

Das Telefon bleibt Nummer 1 bei den Kommunikationsmitteln. Gerade in Zeiten, in denen das Home Office nicht ganz freiwillig die zentrale Arbeitsumgebung ist. Email und Anwendungen wie Microsoft Teams sind zudem gut geeignet, um Informationen mit Kollegen, Kunden und Lieferanten auszutauschen. Die Anwendung Microsoft Teams eignet sich besonders gut, wenn Arbeitsgruppen gemeinsam an einem Projekt oder an Daten arbeiten.

Um telefonisch optimal erreichbar zu sein, sind VoIP Telefonie Lösungen von großem Nutzen. Telefone können, sobald sie über eine Netzwerkverbindung erreichbar sind, mit der zentralen Telefonanlage verbunden werden. Auf dem Handy sorgt eine APP dafür, dass ein Smartphone wie ein normales Telefon funktioniert. Die Kommunikation funktioniert dabei immer über die zentrale Telefonanlage. Keiner der Gesprächsteilnehmer muss sich überlegen, eine andere Nummer für das Home Office zu wählen.
Der Email Verkehr funktioniert meist ohne Einschränkung auch von zu Hause aus. Wer Microsoft Outlook verwendet nutzt ohnehin schon die technischen Möglichkeiten, ohne es vllt. zu wissen. Sollte Outlook nicht funktionieren, bieten viele Mail-Server eine Web-Schnittstelle die vom Home Office abgerufen werden kann.

Eine der wichtigsten Fragen ist die Anbindung ans Internet.

Die beste Ausstattung und die besten Vorsätze helfen nicht, wenn das Home Office keine gute Internet-Anbindung besitzt. Die gesamte Kommunikation, sei es mit dem Telefon oder per Email kann dann nur eingeschränkt funktionieren. Diese Frage muss sehr früh geklärt werden. Die Internet-Geschwindigkeit entscheidet darüber wie Handlungsfähig ein Mitarbeiter im Home Office sein kann. Unter Umständen müssen Aufgaben aufgeteilt werden. Die Aufgaben die wenig Bandbreite benötigen, werden ins Home Office verlagert. Andere dagegen die mehr Bandbreite benötigen, werden vom Büro aus abgearbeitet.

Wie stellt das Unternehmen die notwendigen Anwendungen bereit?
Im Kontext seiner Aufgaben muss ein Mitarbeiter im Home Office verschiedene Anwendungen nutzen. Dabei sollte man an die Sicherheit denken. Wenn der Mitarbeiter nur mit seinem Notebook, das er auch in der Firma einsetzt arbeitet, sind alle Maßnahmen noch relativ gut steuerbar und die Administratoren können entscheiden. Stellen Sie also ihrem Mitarbeiter die Arbeitsgeräte zur Verfügung und lassen Sie ihn keine Privatgeräte nutzen. Nur so behalten Sie die Kontrolle.

Im Regelfall haben Mitarbeiter keine Firewall, die das Regelwerk eines Unternehmens abbilden könnte. Darum ist es um so wichtiger, dass die Endgeräte mit geeigneten Mechanismen lokal abgesichert werden. Welche Mechanismen das sind, hängt stark von der Sicherheitsstrategie des Unternehmens ab.

Regelmäßige Termine und feste Meetings abhalten um den Kontakt zu halten.

Damit der soziale Kontakt nicht vollständig verloren geht, sind Telefon- oder Videokonferenzen ein sinnvolles Mittel. So behalten Mitarbeiter untereinander Kontakt und sehen vertraute Gesichter. Auch die Unterhaltungen, die sonst in der Regel an der Kaffeemaschine geführt wurden, können so weiter wahrgenommen werden.

Es muss klar sein, dass Mitarbeiter im Home Office sich nicht nur um die Arbeit kümmern. Ein Vorteil und ein Nachteil zugleich. Das Leben lässt sich dahingehend nicht einschränken. Aus diesem Grund sollte dieser Punkt mit den Mitarbeitern besprochen werden. In modern geführten Unternehmen sollten Mitarbeiter auch einen Teil der Verantwortung tragen und für die Weiterentwicklung des Unternehmens sorgen. Hier muss noch ein Umdenken in den Chefetage erfolgen. Erfolgreiche Unternehmen haben längst verstanden, dass man ziel- und nicht zeit-orientiert agieren sollte.

Sicherheit fĂĽr Ihre Unternehmensdaten

Wenn im Zuge der Arbeit im Home Office auf das zentrale Unternehmensnetzwerk zugegriffen werden muss, ist die Art und Weise und die Absicherung ein wichtiger Punkt. Da dieses Thema sehr vielschichtig und umfangreich ist, sprechen wir es hier nur kurz an. Wichtige Punkte sind die VPN Verbindungen um die Einwahl und die Übertragung abzusichern. WLAN im Home Office sollte mit einem geeigneten Standard verschlüsselt werden. Aktuelle Systeme mit einem aktuellem Betriebssystem und aktuelle Sicherheitstools sind eine wichtige Voraussetzung.

Passworte sollten eine gewissen Komplexität haben und regelmäßig gewechselt werden. Ein weiterer Faktor, wie ein zusätzlicher Passcode der bei der Einwahl auf das Handy übertragen wird, erhöht die Sicherheit deutlich.

An dieser Stelle sei gesagt, dass es noch viele weitere Punkte gibt, die den Umfang des Artikels sprengen würden. Wir werden die nächsten Tage weitere Artikel zum Thema Home Office veröffentlichen. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verpassen Sie keine Information.

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