Unerwünschte Email erhalten – was tun Sie damit?

Wie Sie mit SPAM und Viren umgehen sollten, die Ihnen per Email zugestellt werden

Jeder Anwender der elektronischen Post kennt unerwünschte Werbe-Emails, die als SPAM Emails bekannt sindDie gute Nachricht ist, dass das Spamaufkommen rückläufig ist. 

Dafür treten andere unerwünschte Emails mit aggressivem bösartigem Code hervorDie Hornet Security Cloud Lösung sorgt für einen sicheren Email Verkehr und filtert mit unterschiedlichen Mechanismen und einer leistungsfähigen Rechenleistung im Rechenzentrum des Anbieters diese unerwünschten Emails heraus 

Doch was passiert genau mit den Emails, die als „unerwünscht“ oder „bösartig“ erkannt werden? Oder was passiert mit Emails die grundsätzlich in Ordnung sind, aber aufgrund von bestimmten Kriterien herausgefiltert wurden?  

Am Anfang steht das Regelwerk

Ein Regelwerk sorgt für eine Kategorisierung der eingehenden EmailsGemeinsam mit Ihrem NetzwerkAdministrator legen wir zu Beginn der Einrichtung fest, wie das System mit den kategorisierten Emails umgeht. 

Damit keine wichtige Email verloren geht, erhalten Sie als Anwender ein oder mehrmals pro Tag einen Report, in dem alle Emails aufgeführt sind, die nicht zugestellt wurden.   

Bitte schauen Sie sich den Report durch und bewerten die Emails nach eigenem Ermessen.

Wie gehen Sie nun damit um und was bedeuten die Kategorien genau? 

Emails, die im Spamreport als Infomails gekennzeichnet wurden, sind im Regelfall Newsletter, für die Sie sich angemeldet haben. Eine Überprüfung ergab keine bösartigen Verbindungen. Wir empfehlen Ihnen, anhand voSpamreport die Emails durch zu gehen. Prüfen Sie Empfänger und Betreff. Soll die Email künftig in Ihr Postfach zugestellt werdengeben Sie diese frei. Alternativ kann der ganze Absender pauschal freigegeben und damit in sogenannte WhiteLists aufgenommen werdenSobald der Absender der Email auf der White-List steht, erfolgt keine Filterung mehr und alle Emails werden direkt zugestellt. 

Durch die Filterung wird Ihr Postfach schlanker und Sie können auf Basis des Reports  einfacher entscheiden, welche herausgefilterten Mails an das Postfach gesendet werden sollen 

Die Emails, die im Spamreport mit der Kategorie SPAM markiert wurden, sind als unerwünschte Emails erkannt worden und z.B. von unseriösen Absendern stammen. 

Grundsätzlich stehen erstmal alle Massenmails unter Verdacht. Erweisen sich die Quellen, also die Absender, als plausibel und seriös, geht der Filter davon aus, dass es sich um eine Infomail handelt. Es werden nur Emails mit der Kategorie SPAM markiert, bei denen mehrere Kriterien zum Ergebnis SPAM führen. 

Prüfen Sie die als SPAM markierten Emails auf bekannte Absender. Zusätzlich können oder sollten Sie den Betreff auf Plausibilität überprüfenSteht der Absender und der Betreff in einem Zusammenhang mit Ihren Aufgaben? Hier könnte es sich um eine Email handeln, die fälschlicherweise als SPAM markiert wurde. Sie können den bekannten Absender freigeben (whitelisten). 

Alle mit VIRUS markierten Emails sollten mit äußerster Vorsicht behandelt werden. In den meisten Fällen werden Sie keine Rechte haben, um sich die so kategorisierten Emails zusenden zu lassen.  

In dieser Email wurde ein Virus entdeckt oder zumindest eine oder mehrere Funktionen, die eindeutig auf einen Virus hindeuten. Ist die Email von einem Ihnen bekannten Absender verschickt worden, sollten sie Kontakt mit ihrem Administrator aufnehmen.  

 

Folgende Grundsätze sollten Sie beachten: 

  1. Bleiben Sie wachsam und achten Sie stets auf auffällige Umstände wie Absender & Betreff  
  2. Öffnen sie keine Emails, die Ihnen merkwürdig vorkommen 
  3. Leiten sie merkwürdige Emails auf keinen Fall anderen Personen weiter 
  4. Informieren Sie immer Ihren Netzwerk Administrator und bitten ihn die Email zu prüfen, wenn Sie sich unsicher sind 
  5. Geben Sie nie Emails frei, die Ihnen merkwürdig erscheinen 
  6. Prüfen Sie immer den Absender-Namen und die AbsenderAdresse – beide sollten stimmig sein 
  7. EmailTexte in fremden Sprachen, in denen weder Sie noch ihr Kontakt kommunizieren, sollten immer gelöscht werden 
  8. Fragen Sie bei ihrem Kontakt nach, wenn Ihnen die Email merkwürdig vorkommt, ob er diese Email wirklich verschickt hat 
  9. Achten Sie auf Abweichung von gewohnten Gegebenheiten und fragen Sie notfalls zuerst beim Absender der Email nach, bevor Sie diese öffnen 
  10. Email-Anhänge sind besonders gefährdet. Sollte irgendein Verdacht vorliegen, öffnen Sie unter keinen Umständen einen Anhang, bevor Ihr Administrator dies geprüft hat 

 


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Bild von Anastasia Borisova auf Pixabay